Revisar: la pieza clave del sistema

Revisar tu sistema es la pieza clave del mismo. Citando a David Allen, mediante la revisión “debes estar seguro de que estás haciendo lo que tienes que hacer y de que está bien que no estés haciendo lo que no estás haciendo”. En el momento en que tu sistema no esté actualizado, tu cerebro dejará de confiar en él y volverás al estrés de tener las cosas en el aire.

Revisar a diario

Cada día debes revisar dos cosas: tu calendario o agenda y tu lista de acciones siguientes.

Calendario o agenda

Lo primero que tienes que hacer cada jornada es ver qué citas tienes pendientes para ese día. Esto te dará una idea del tiempo que te quedará disponible para otros asuntos. Si tienes el día lleno de reuniones, debes ser consciente de ello para tomar las acciones oportunas con respecto al resto de acciones.

Lista de acciones siguientes

Tras revisar el calendario o la agenda, revisa tu lista de acciones siguientes para ver cuáles de ellas tienes disponibles en tu situación actual. Si estás en tu oficina, podrías realizar tareas pendientes que tengas que hacer con tu ordenador o quizás tratar algún tema con un compañero o con tu jefa. Que tengas acciones disponibles no quiere decir que sean las más apropiadas para realizar en ese momento, simplemente debes saberlo para decidir de la manera más acertada qué haces y qué no.

Revisiones por contexto

En cualquier momento, debes poder acceder a tus listas y revisarlas en base al contexto en el que te encuentres. Si tienes un rato libre porque estás esperando a que te reciba un cliente, puedes aprovechar para realizar algunas llamadas pendientes, por lo que te será útil revisar el contexto “llamadas”. Si estás con tu pareja, revisa los temas pendientes que tengas que discutir con él o ella. Si te encuentras en la calle, revisa qué recados puedes realizar…

Revisar semanalmente

La revisión semanal es fundamental para mantener el sistema engrasado y actualizado. Debes reservar una o dos horas a la semana (el viernes por la tarde es un buen día) para realizar un ciclo completo de gestión del flujo de trabajo. Pasarás por las cinco fases: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer y al finalizar, tendrás esa sensación de control que tanto placer te proporciona.

En la revisión semanal, revisa el sistema completo. Recopila todos los papeles y notas que tengas. Revisa los datos que hayas recogido en citas o reuniones e incorpóralos a tu sistema de archivo o a donde corresponda. Repasa las citas o reuniones futuras y determina las acciones preparatorias que tendrás que realizar si es que hay alguna. Revisa tus listas: acciones siguientes, proyectos, a la espera, algún día/tal vez y comprueba si algo debe cambiar de lugar o de estado.

Si incorporas a tu rutina el hábito de la revisión semanal, conseguirás mantener el sistema funcionando de la manera más eficaz posible. En cambio, si no lo haces, se descontrolará y perderá su eficacia.

Revisiones generales

Cada cierto tiempo, el que estimes oportuno, es conveniente que realices una revisión general desde una perspectiva más elevada. En ella, ten presentes cuáles son tus objetivos en tu vida personal, en tu trabajo, qué estás consiguiendo y qué no y así determinar si las acciones que realizas en tu día a día te están llevando al sitio en el que quieres estar.

¿Estás realizando las revisiones de tu sistema que te explico en este post? Si es así, cuéntame en los comentarios cómo te va 🙂

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