Recopilar: introducir todo en el cesto

La primera fase para controlar tu flujo de trabajo con GTD es la recopilación. En ella vas a recopilar todo lo que tengas pendiente en tu cesto o bandeja de entrada para posteriormente procesarlo. Es importante comenzar bien, por lo que debes esforzarte especialmente en esta fase para no dejarte nada fuera. Cualquier cosa que tengas pendiente, échala al cesto. Más adelante decidirás qué hacer con ella. ¡Comenzamos! 🙂 

Todo, todo y todo

Como te acabo de decir, en esta fase debes recopilar absolutamente todo lo que tengas pendiente, cualquier cosa incompleta que te topes, deposítala en la bandeja de entrada. Tener todo concentrado en el mismo lugar te dará una idea de cuánto material tienes que procesar posteriormente. Además estarás tranquilo sabiendo que no te quedan cosas perdidas por ahí que aún tienes que recopilar. Mucho del material que acumules con la recopilación seguramente será de muy poca importancia, pero no por ello debes dejarlo aparte. Aunque lleve mucho tiempo rondando por tu cabeza, tu casa, tu trabajo o tu trastero sin que el hecho de no hacerle caso haya tenido ninguna consecuencia, en este momento debes cogerlo y depositarlo en tu cesto. Ya sabes, todo significa TODO 😉

Recopilación física

Lo primero que vas a depositar en tu cesto será cualquier elemento físico que tengas pendiente de procesar o fuera de lugar. Revisa bien tu casa, tu oficina y cualquier otro lugar en el que acumules cosas. Un buen lugar para comenzar es tu mesa de trabajo, por ejemplo. Anotaciones, tarjetas de visita, documentos… todo al cesto. Es posible que durante la recopilación física te encuentres con alguno o todos de los siguientes supuestos:

  1. Algo no cabe en tu bandeja de entrada porque es demasiado grande. Anota en un papel el nombre de esa cosa y deposítalo en tu cesto. En el momento de procesar, ese papel representará eso que no cabe en tu bandeja de entrada y entonces decidirás qué hacer con ello.
  2. La bandeja de entrada está llena y te queda mucho por procesar. En este caso, forma pilas alrededor de tu cesto. Ocupa el área que lo rodea y sigue recopilando en ella, en la siguiente fase procesarás todo y liberarás el espacio.
  3. Te encuentras con algo que seguro que no quieres ni necesitas. Tíralo directamente a la basura. Si no tienes dudas de que no valdrá para nada, deséchalo inmediatamente. Si dudas, échalo al cesto, esta fase no es el momento de pensar qué hacer con ello.

Algunos sitios en los que buscar

  1. Mesas.
  2. Cajones.
  3. Cajas de almacenamiento.
  4. Armarios/archivadores.
  5. Estanterías.
  6. Tablones.

Recopilación mental

Tras la recopilación física, toca hacer un barrido cerebral y que saques de ahí todo para depositarlo en la bandeja de entrada. Piensa en cualquier cosa que tengas pendiente de hacer y anótala en un papel. Se recomienda que uses un papel por cada cosa. Aunque podrías hacer una lista, a la hora de procesar es más conveniente hacerlo cosa por cosa y será más fácil con anotaciones individuales. Igual que con los objetos físicos, ahora no es el momento de filtrar. Escribe todo lo que se te ocurra que puedas tener pendiente. Te vendrán a la mente cosas de todo tipo y de toda índole. Asuntos de mucha importancia y cosas nimias que quizás lleven pendientes mucho tiempo. La fase de recopilación es el momento de sacarlas de su encierro y echarlas al cesto.

Algunas ideas para la recopilación mental

  1. Reuniones o citas con otras personas.
  2. Ideas.
  3. Proyectos pendientes.
  4. Llamadas pendientes.
  5. Cumpleaños.
  6. Cursos que quieres hacer.
  7. Compromisos adquiridos con compañeros o familiares.

 

Recopilación electrónica

Por último, debes ocuparte de tus inputs electrónicos. Seguro que te entran muchas cosas de las que debes ocuparte por alguno de los medios electrónicos de los que disponemos hoy día. Correo electrónico, WhatsApp, Telegram… revisa todos los canales por los que te ha podido llegar algo que tengas aún pendiente y si lo hay, anótalo en un papel y al cesto.

Todo recopilado

Cuando finalices la fase de recopilación, tendrás un montón de cosas en tu cesto de las que ocuparte. El momento de hacerlo será durante la fase de procesamiento, que es la segunda de las cinco fases de GTD para controlar tu flujo de trabajo. En ella te ocuparás de cada cosa individualmente y decidirás qué hacer con ella. En el siguiente artículo te cuento dicha fase:

➡️ Procesar: qué hacer con cada cosa.

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