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Supongo que ser productivo es uno de tus objetivos tanto en el ámbito laboral como en aquello que acometas en tu vida personal. Pero llevar a cabo las tareas necesarias para completar un proyecto y, además, hacerlo en el plazo previsto a veces se complica. Sientes que el día a día te come y no paras de saltar entre tareas y apagar fuegos que te llegan sin saber siquiera por dónde.
No te preocupes, es algo que nos ha pasado a todos y, a veces, a mí me sigue pasando. De vez en cuando tengo rachas en que me siento un poco más disperso y veo que tiendo a trabajar de modo más desorganizado. En esos momentos cobran especial importancia las herramientas de productividad que tengamos a nuestro alcance, puesto que nos ayudarán a controlar y encauzar la situación. Hoy te voy a hablar de una de ellas que me parece especialmente interesante: La matriz de Eisenhower.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es un modo de organizar tu trabajo clasificando las tareas según dos criterios: su urgencia y su importancia.
Dwight D. Eisenhower fue presidente de los Estados Unidos tras una importante trayectoria militar durante la cual participó en las dos guerras mundiales. Era conocido por su energía y su capacidad para llevar a cabo su trabajo con increíbles niveles de productividad. La metodología de la que te hablo en este post la desarrolló Stephen Covey en su libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva a partir de la famosa frase de Eisenhower: «Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes«
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«Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes«
Dwight D. Eisenhower
Sacando conclusiones de esta cita, podemos decir que nuestras tareas se pueden clasificar según cuatro tipos:
- Urgentes e importantes.
- Urgentes, pero no importantes.
- No urgentes e importantes.
- No urgentes y no importantes.
Cómo detectar las tareas urgentes e importantes
Para realizar una correcta clasificación de las tareas es fundamental detectar cuáles son esas tareas urgentes e importantes, puesto que hacer un buen trabajo aquí será determinante para tu productividad.
Una tarea urgente tienes que completarla en un plazo determinado de tiempo y, además, en caso de no hacerlo, tendrá consecuencias negativas para ti. Aquí es crucial que distingas qué tareas son realmente urgentes y cuáles no lo son tanto, pero las estás priorizando porque o bien son más sencillas o son tareas que te apetece más hacer. Disfrazar esos motivos como urgencia es procrastinar.
Una tarea importante es una tarea que va a acercarte a los objetivos que tengas definidos a medio y largo plazo. Las tareas importantes no tienen por qué ser urgentes, pero no por ello tienes que darles de lado. Debes prestarle atención y dedicarle tiempo. Suelen ser tareas más densas y complicadas de abordar que otras, por lo que a veces tendemos a posponerlas indefinidamente mientras realizamos otras cosas menos relevantes para nuestro trabajo.
Los cuadrantes de la matriz de Eisenhower
Una vez que sabes todo lo anterior, es hora de que veas exactamente cómo es una matriz de Eisenhower. Básicamente, es una matriz de dos por dos, es decir, se divide en cuatro cuadrantes en los que situaremos las tareas según los tipos que ya te he explicado. Los cuadrantes superiores (la primera fila) albergan las tareas importantes y los cuadrantes inferiores las no importantes. Los cuadrantes de la izquierda (la primera columna) albergan las tareas urgentes, mientras que en la columna de la derecha situaremos las tareas no urgentes.
Trasladando esto a un gráfico, se vería así:
Cuadrante 1: urgente e importante
El cuadrante 1 alberga las tareas que debes cumplir en un plazo concreto y que, además, te hacen avanzar en tus objetivos a medio y largo plazo. En esta parte de la matriz se encuentran las tareas que tienes que realizar sí o sí y las tienes que realizar tú, no puedes delegarlas, por lo que no hay mucho más que decir: hazlas.
Cuadrante 2: importante, pero no urgente
En este cuadrante tienes que situar las tareas que son importantes, pero que no tienen un plazo concreto para su cumplimiento. Lo que debes hacer con esas tareas es programarlas para realizarlas en el futuro. Pero cuida que ese futuro no sea tan futuro que nunca te pongas con ellas. Recuerda que estas tareas te acercarás a los objetivos que tú te has puesto.
Programa tiempo cada semana para trabajar en las tareas de este cuadrante. Si tienes muchas tareas en el cuadrante uno, dales prioridad hasta que tengas controlada la situación y, entonces, ve reservando tiempo en tu planificación para avanzar en el trabajo de este cuadrante.
Cuadrante 3: urgente, pero no importante
En este cuadrante viven las tareas de poco valor, pero que hay que hacer y, además, cumpliendo plazos. Idealmente, las tareas de este cuadrante las delegarás a otras personas para que tú puedas dedicarte a los cuadrantes superiores.
Busca colaboradores que puedan ayudarte con este trabajo y delégalo. Estamos en la zona del trabajo poco importante y tú debes centrarte en el trabajo que mueve la aguja, como se suele decir.
Cuadrante 4: ni urgente ni importante
Con estas tareas acabamos rápido: deshazte de ellas. Si tienes tareas que no encajan en ningún otro cuadrante, probablemente puedas eliminarlas. Son distracciones que te impedirán avanzar.
Llevar la matriz de Eisenhower a la práctica
El modo de llevar todo lo que te acabo de contar a la práctica dependerá de cómo tengas montado tu sistema de productividad. Una práctica que te permitirá implementar esta metodología fácilmente en cualquier programa de gestión de tareas (tipo Trello o similar) es utilizar etiquetas para categorizar las tareas según su cuadrante. Posteriormente, podrás filtrar por esas etiquetas para obtener un listado en el que aparezcan exclusivamente las tareas de un cuadrante concreto.
La matriz de Eisenhower es una herramienta muy útil que te permitirá liberar estrés de tu cerebro y prevenir momentos de ansiedad en los que no sepas bien cómo abordar tu trabajo. Tener una visión clara de qué es lo siguiente que tienes que hacer aumentará tu productividad y tu motivación, mejorando tu toma de decisiones y llevando tu trabajo a un nivel superior.