Qué es Getting Things Done (GTD)

Qué es GTD

GTD son las siglas de Getting Things Done, un sistema de productividad creado por David Allen y que publicó en el año 2001 en su libro homónimo. En España se publicó con el nombre Organízate con eficacia. Se basa en la premisa de liberar la mente usando un sistema de planificación categorizado en el que volcar toda la información que vayamos a necesitar en el futuro. La mente está para ser creativa, no para recordar cosas. El sistema se divide en varias fases mediante las cuales lo organizarás y darás prioridad a las tareas que estimes oportunas en cada momento. Te voy a explicar cada una de estas fases.

FASE 1 – RECOPILAR: INTRODUCIR TODO EN EL CESTO

La primera fase para controlar tu flujo de trabajo con la metodología GTD es la recopilación. En ella vas a recopilar todo lo que tengas pendiente en tu cesto o bandeja de entrada para posteriormente procesarlo. Es importante comenzar bien, por lo que debes esforzarte especialmente en esta fase para no dejarte nada fuera. Cualquier cosa que tengas pendiente, échala al cesto. Más adelante decidirás qué hacer con ella. ¡Comenzamos! 🙂

Todo, todo y todo

Como te acabo de decir, en esta fase debes recopilar absolutamente todo lo que tengas pendiente, cualquier cosa incompleta que te topes, deposítala en la bandeja de entrada. Tener todo concentrado en el mismo lugar te dará una idea de cuánto material tienes que procesar posteriormente. Además estarás tranquilo sabiendo que no te quedan cosas perdidas por ahí que aún tienes que recopilar. Mucho del material que acumules con la recopilación seguramente será de muy poca importancia, pero no por ello debes dejarlo aparte. Aunque lleve mucho tiempo rondando por tu cabeza, tu casa, tu trabajo o tu trastero sin que el hecho de no hacerle caso haya tenido ninguna consecuencia, en este momento debes cogerlo y depositarlo en tu cesto. Ya sabes, todo significa TODO 😉

Recopilación física

Lo primero que vas a depositar en tu cesto será cualquier elemento físico que tengas pendiente de procesar o fuera de lugar. Revisa bien tu casa, tu oficina y cualquier otro lugar en el que acumules cosas. Un buen lugar para comenzar es tu mesa de trabajo, por ejemplo. Anotaciones, tarjetas de visita, documentos… todo al cesto. Es posible que durante la recopilación física te encuentres con alguno o todos de los siguientes supuestos:

1. Algo no cabe en tu bandeja de entrada porque es demasiado grande. Anota en un papel el nombre de esa cosa y deposítalo en tu cesto. En el momento de procesar, ese papel representará eso que no cabe en tu bandeja de entrada y entonces decidirás qué hacer con ello.
2. La bandeja de entrada está llena y te queda mucho por procesar. En este caso, forma pilas alrededor de tu cesto. Ocupa el área que lo rodea y sigue recopilando en ella, en la siguiente fase procesarás todo y liberarás el espacio.
3. Te encuentras con algo que seguro que no quieres ni necesitas. Tíralo directamente a la basura. Si no tienes dudas de que no valdrá para nada, deséchalo inmediatamente. Si dudas, échalo al cesto, esta fase no es el momento de pensar qué hacer con ello.

Algunos sitios en los que buscar

1. Mesas.
2. Cajones.
3. Cajas de almacenamiento.
4. Armarios/archivadores.
5. Estanterías.
6. Tablones.

Recopilación mental

Tras la recopilación física, toca hacer un barrido cerebral y que saques de ahí todo para depositarlo en la bandeja de entrada. Piensa en cualquier cosa que tengas pendiente de hacer y anótala en un papel. Se recomienda que uses un papel por cada cosa. Aunque podrías hacer una lista, a la hora de procesar es más conveniente hacerlo cosa por cosa y será más fácil con anotaciones individuales. Igual que con los objetos físicos, ahora no es el momento de filtrar. Escribe todo lo que se te ocurra que puedas tener pendiente. Te vendrán a la mente cosas de todo tipo y de toda índole. Asuntos de mucha importancia y cosas nimias que quizás lleven pendientes mucho tiempo. La fase de recopilación es el momento de sacarlas de su encierro y echarlas al cesto.

Algunas ideas para la recopilación mental

1. Reuniones o citas con otras personas.
2. Ideas.
3. Proyectos pendientes.
4. Llamadas pendientes.
5. Cumpleaños.
6. Cursos que quieres hacer.
7. Compromisos adquiridos con compañeros o familiares.

Recopilación electrónica

Por último, debes ocuparte de tus inputs electrónicos. Seguro que te entran muchas cosas de las que debes ocuparte por alguno de los medios electrónicos de los que disponemos hoy día. Correo electrónico, WhatsApp, Telegram… revisa todos los canales por los que te ha podido llegar algo que tengas aún pendiente y si lo hay, anótalo en un papel y al cesto.

Todo recopilado

Cuando finalices la fase de recopilación, tendrás un montón de cosas en tu cesto de las que ocuparte. El momento de hacerlo será durante la fase de procesamiento, que es la segunda de las cinco fases de GTD para controlar tu flujo de trabajo. En ella te ocuparás de cada cosa individualmente y decidirás qué hacer con ella.

FASE 2 – PROCESAR: QUÉ HACER CON CADA COSA

Ya tienes todo recopilado. El siguiente paso en la búsqueda de la productividad se encuentra en la segunda fase de GTD: procesar. O lo que es lo mismo, decidir qué harás con cada cosa. Para ello ten a mano tus cestos de recopilación o bandejas de entrada y prepárate para organizar ese caos.

Reglas para procesar en GTD

Para procesar todas las cosas que ahora mismo tienes pendientes debes seguir tres reglas básicas. Son las siguientes:

Procesa en primer lugar lo que está arriba del todo

Coge lo primero que hay en tu bandeja de entrada e ignora todo lo demás. No rebusques en tus cestos tratando de encontrar algo que viste mientras recopilabas. Llegarás a ello en breve y podrás procesarlo, pero en primer lugar ocúpate de lo que hay arriba del todo. Puedes decidir si procesar tus elementos en el orden en que han terminado tras la recopilación (el último que ha entrado lo procesas primero) o invertir el orden y procesar primero lo que recopilaste en primer lugar. Sea como sea, coge el elemento superior de la pila.

Procesa los elementos de uno en uno

No trates de procesar varias cosas a la vez. Saca del cesto los elementos de uno en uno y ocúpate de ellos al instante. Puede que al retirar un elemento no tengas muy claro lo que hacer con él y se te quede en primer lugar de tu bandeja de entrada otro sobre el que sabes exactamente cómo actuar. No lo cojas. Procesa el que tienes en la mano y cuando acabes será el momento de procesar el siguiente. Esto nos lleva a la tercera regla básica de procesar con Getting Things Done.

Nada vuelve a tu cesto una vez sacado

En el momento en que retiras algo del cesto para procesarlo, no hay vuelta atrás. Debes decidir justo en ese instante qué hacer con ese elemento. Tomar la decisión cuando se te presenta es clave para avanzar en el procesado y no entrar en una dinámica en la que continuamente devuelves cosas a tu bandeja para ocuparte de otros elementos.

¿Requiere acción?

Cuando estés procesando te encontrarás ante cada elemento y deberás realizarte la siguiente pregunta: ¿requiere este elemento alguna acción? Las posibilidades son únicamente dos, sí o no.

Si no requiere acción

En este caso puede ser por tres motivos:

1. Es un elemento inútil. No te vale para nada por lo que debes eliminarlo.
2. Requerirá la acción más adelante. Debes almacenar ese elemento hasta el momento en que tengas que actuar sobre ese él.
3. Es material de referencia. En tal caso, debes almacenarlo en algún lugar donde recurrirás cuando lo necesites, como Evernote o similar.

Si requiere acción

Cuando un elemento requiera acción tendrás las siguientes posibilidades:

1. Hacerlo al momento: si completar la acción te llevará dos minutos o menos, hazla en ese mismo instante y quítala del medio. Dejará de ocupar espacio en tu mente.
2. Delegarla: puedes encontrarte con algún elemento sobre el que tenga que actuar otra persona bien por ser su competencia, bien porque no puedas hacerte cargo tú. Delega esa tarea.
3. Posponerla: si una tarea te llevará más de dos minutos y no puedes/quieres delegarla, debes posponerla y almacenarla en tu sistema para ocuparte de ella más adelante. En la fase de organización verás dónde debes guardar este tipo de tareas.

FASE 3 – ORGANIZAR: UN SITIO PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU SITIO

Turno para la tercera fase de la metodología GTD: organizar todo lo que previamente hemos recopilado y procesado. En el paso inmediatamente anterior, habrás desechado muchas cosas y te habrás ocupado de otras muchas cuya compleción llevaba menos de dos minutos. Cómo ves, sólo con las dos primeras fases ya habrás conseguido aumentar tu productividad puesto que aún no has terminado siquiera las cinco fases del sistema y ya has terminado cosas. Esa es la potencia de GTD Getting Things Done. Todo lo que te ha quedado tras ello son cosas pendientes de las que tendrás que ocuparte posteriormente y que debes organizar de una manera lógica. Justo de eso es de lo que te hablaré en este post.

Organizar las categorías básicas

Cuando acabes de organizar, tendrás las siguientes categorías a las que hacer seguimiento:

1. Proyectos.
2. Material de apoyo para dichos proyectos.
3. Agenda o calendario (acciones e información con fecha concreta).
4. Acciones siguientes y contextos.
5. En espera.
6. Material de consulta.
7. Algún día/tal vez.

Vamos a ver cada una de ellas con detalle.

Proyectos

Ya sabes que un proyecto es cualquier objetivo que requiera de más de una acción para llevarse a cabo. Crea una lista con tus proyectos y apunta las acciones que se necesitan para completarlos. La próxima acción que debas hacer de cada uno de ellos pasará a la lista de Acciones siguientes.

Material de apoyo para los proyectos

Aquí es donde almacenarás cualquier tipo de información de utilidad relacionada con alguno de los proyectos que tienes en marcha. Enlaces a webs con información de interés, documentación… si es información que puedes necesitar o que puede ayudarte con tu proyecto, almacénala aquí. Si es información más general, debe ir al material de consulta que te explicaré más adelante.

Agenda o calendario

Habrá ciertas acciones que no puedas realizar en cualquier momento, sino que tendrás que llevar a cabo en una fecha determinada. Reuniones, citas, o incluso información que sólo será de utilidad un día específico. Estas acciones (o recursos) debes apuntarlas en tu agenda o calendario. Yo para esto uso Google Calendar.

Acciones siguientes y contextos

En esta lista es donde pondrás las acciones que tienes disponibles para realizar en cuanto puedas. Es el lugar en el que trabajarás cada día y por tanto es la lista más importante y la que mejor debes organizar. Para ello se usan los contextos en GTD. Los contextos son una manera de filtrar las acciones según el contexto en el que deben realizarse. Como te he dicho más arriba, son acciones que debes realizar en cuanto puedas, y para poder realizarlas necesitarás ciertas condiciones. Esas condiciones son los contextos. Con algunos ejemplos lo verás mucho más claro:

Ordenador

Habrá ciertas tareas que tendrás que realizar con el ordenador, por lo que no es necesario tenerlas presentes mientras no estés delante de la pantalla pero sí que parece buena idea centrarse en todas las tareas de este tipo en el momento en que sí lo estés. Usando este contexto dentro de tu planificación, puedes filtrar esas tareas y concentrarte en su realización justo en el momento en que es posible llevarla a cabo.

Calle

¿Cuántas veces has llegado a casa y te has dado cuenta de que tenías que haber parado en el supermercado para comprar leche? Calle, recados… llámalo como quieras, pero si tienes que hacer varias cosas fuera, tener un contexto para ellas y así verlas todas juntas en el momento apropiado hará que no te dejes nada atrás.

[Nombre de persona]

Si tienes que tratar uno o varios temas con una persona concreta, usa un contexto con su nombre para no olvidar nada en el momento en que estés con esa persona.

Creo que con estos ejemplos ves claramente la utilidad de usar los contextos para todas tus tareas. Yo uso montones de ellos en Asana, la aplicación que uso para gestionar tareas y proyectos.

En espera

En esta lista estarán las acciones que has delegado a otra persona o que están en espera de respuesta. Periódicamente, durante la revisión semanal, podrás decidir si es necesario enviar un recordatorio a la persona que está ocupándose de la tarea.

Material de consulta

Aquí va el material de referencia que puedes necesitar más adelante para que te sirva de ayuda. A diferencia del material de apoyo de los proyectos, que era específico para ellos, aquí almacenarás referencias más generales. Vídeos, enlaces a webs, documentación… cualquier cosa que puede ser necesaria en cualquier momento y para cualquier proyecto. Para esto puedes usar Evernote (este es el que yo uso), Microsoft One Note o Google Keep.

Algún día/tal vez

En esta lista es donde almacenarás todas las ideas o cosas que te gustaría hacer pero que en este momento no harás, bien porque no les puedas dedicar tiempo o bien porque no sea el momento apropiado. Puedes anotar aquí viajes que quieras realizar, reformas para tu casa que te gustaría hacer en el futuro, ideas de proyecto que puedes querer realizar más adelante… Cuando realices la revisión semanal, decidirás si ha llegado el momento de realizar alguna acción con lo que hay en esta lista.

Conclusión

Como ves, esta fase de la metodología es de vital importancia. Recopilar absolutamente todo y procesarlo bien es fundamental, pero si lo que consigues con ello es una amalgama inabarcable de tareas que no sabes cómo manejar, todo habrá sido para nada. Por eso dedicar tiempo a organizar es una inversión que te ahorrará muchas horas cuando te pongas a trabajar.

FASE 4 – REVISAR: LA PIEZA CLAVE DEL SISTEMA

Revisar tu sistema de planificación Getting Things Done es la pieza clave del mismo. Citando a David Allen, mediante la revisión «debes estar seguro de que estás haciendo lo que tienes que hacer y de que está bien que no estés haciendo lo que no estás haciendo». En el momento en que tu sistema no esté actualizado, tu mente dejará de confiar en él y volverás al estrés de tener las cosas en el aire o flotando por tu cerebro.

Revisar a diario

Cada día debes revisar dos cosas: tu calendario o agenda y tu lista de acciones siguientes.

Calendario o agenda

Lo primero que tienes que hacer cada jornada es ver qué citas tienes pendientes para ese día. Esto te dará una idea del tiempo que te quedará disponible para otros asuntos. Si tienes el día lleno de reuniones, debes ser consciente de ello para tomar las acciones oportunas con respecto al resto de acciones.

Lista de acciones siguientes

Tras revisar el calendario o la agenda, revisa tu lista de acciones siguientes para ver cuáles de ellas tienes disponibles en tu situación actual. Si estás en tu oficina, podrías realizar tareas pendientes que tengas que hacer con tu ordenador o quizás tratar algún tema con un compañero o con tu jefa. Que tengas acciones disponibles no quiere decir que sean las más apropiadas para realizar en ese momento, simplemente debes saberlo para decidir de la manera más acertada qué haces y qué no.

Revisiones por contexto

En cualquier momento, debes poder acceder a tus listas y revisarlas en base al contexto en el que te encuentres. Si tienes un rato libre porque estás esperando a que te reciba un cliente, puedes aprovechar para realizar algunas llamadas pendientes, por lo que te será útil revisar el contexto «llamadas». Si estás con tu pareja, revisa los temas pendientes que tengas que discutir con él o ella. Si te encuentras en la calle, revisa qué recados puedes realizar…

Revisar semanalmente

La revisión semanal es fundamental para mantener el sistema engrasado y actualizado. Debes reservar una o dos horas a la semana (el viernes por la tarde es un buen día) para realizar un ciclo completo de gestión del flujo de trabajo. Pasarás por las cinco fases: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer y al finalizar, tendrás esa sensación de control que tanto placer te proporciona.

En la revisión semanal, revisa el sistema completo. Recopila todos los papeles y notas que tengas. Revisa los datos que hayas recogido en citas o reuniones e incorpóralos a tu sistema de archivo o a donde corresponda. Repasa las citas o reuniones futuras y determina las acciones preparatorias que tendrás que realizar si es que hay alguna. Revisa tus listas: acciones siguientes, proyectos, a la espera, algún día/tal vez y comprueba si algo debe cambiar de lugar o de estado.

Si incorporas a tu rutina de planificación el hábito de la revisión semanal, conseguirás mantener el sistema funcionando de la manera más eficaz posible. En cambio, si no lo haces, tu flujo de trabajo se descontrolará y perderá su eficacia.

Revisiones generales

Cada cierto tiempo, el que estimes oportuno, es conveniente que realices una revisión general desde una perspectiva más elevada. En ella, ten presentes cuáles son tus objetivos en tu vida personal, en tu trabajo, qué estás consiguiendo y qué no y así determinar si las acciones que realizas en tu día a día te están llevando al sitio en el que quieres estar.

FASE 5 – HACER: DONDE SE MATERIALIZA EL TRABAJO

El objetivo de recopilar, procesar, organizar y revisar es decidir correctamente y de una manera fácil qué has de hacer en cada momento. Para ello, según Getting Things Done, existen tres modelos para elegir acciones. Tres marcos de prioridades que te ayudarán a tener claros tus objetivos y a tomar las decisiones apropiadas en cada momento según el lugar al que te quieres dirigir. Vamos a ver cada uno de ellos.

El modelo de cuatro criterios

Es el modelo más concreto y sirve para elegir la acción que harás en el momento. Usando este modelo, para elegir tus acciones te basarás en los siguientes cuatro criterios:

1. Situación.
2. Tiempo disponible.
3. Energías disponibles.
4. Prioridad.

Puedes leer con más detalle sobre esto en mi post Cómo elegir tu acción siguiente.

El modelo triple para evaluar el trabajo diario

En un nivel más genérico del trabajo diario, puedes realizar tres tipos de actividades:

1. Realizar un trabajo definido previamente: Es decir, consultar tu lista de acciones siguientes y elegir la que estimes conveniente usando el modelo anterior.
2. Realizar un trabajo que surge al momento: Puede requerir de tu ayuda una compañera o surgir una reunión imprevista con un cliente que visita tu oficina. Atendiendo estos imprevistos, estás decidiendo que son más importantes que cualquier otra cosa que tienes pendiente de realizar. En caso contrario, deberás decir no y seguir con tus acciones siguientes.
3. Definir el trabajo: Esto sería procesar tu correo, tu bandeja de entrada, ordenar notas sobre reuniones. En este momento puede que realices alguna acción con la que te encuentres y que te lleve menos de dos minutos, sería otro modo de realizar un trabajo que surge al momento.

El modelo de seis niveles para revisar tu trabajo

Este sería el modelo más genérico. Con él fijas tus prioridades y eso hará que tengas más claros tus objetivos y, por tanto, que determines mejor tus acciones. Se organiza en seis niveles y usaremos una analogía aeronáutica para reflejar la perspectiva de cada uno. A más altitud, la visión de todo será más general.

Pista de aterrizaje: acciones actuales

Son las acciones pendientes que tienes ahora mismo. Todo lo que debes realizar y que figura en tu lisa de acciones siguientes.

3.000 metros: proyectos actuales

Son tus proyectos activos en este momento. Objetivos a corto plazo: Preparar la cena de aniversario, reparar la báscula del baño, renovar el ordenador de la oficina…

6.000 metros: áreas de responsabilidad

En este nivel están las áreas en las que te quieres desarrollar y obtener resultados. Son las competencias directas que tienes en tu trabajo y las áreas de atención personales como la salud, tu familia, tu economía…

9.000 metros: objetivos anuales o bianuales

Tener claros los objetivos que quieres conseguir en uno o dos años vista, determinará cómo elegirás tus acciones y definirás tu trabajo.

12.000 metros: perspectiva de tres a cinco años

Plantéate dónde quieres estar en un plazo de tres a cinco años. Esto lógicamente afectará al modo en que decides todo lo pertinente a los niveles inferiores.

15.000 metros o más: vida

Es la visión general de ti mismo. Por qué haces lo que haces y cuál es tu objetivo vital. Es el marco de referencia en el que englobas todos los niveles que hay por debajo.

Conclusiones

¿Qué te parece el sistema GTD? ¿Crees que esta metodología te facilitará ser más productivo? Sin duda llevarlo a cabo hará que tu vida sea más organizada y dediques tus esfuerzos a hacer y no a recordar. Por tanto, tu productividad se verá aumentada.