Organizar: Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio

Turno para la tercera fase de GTD: organizar todo lo que previamente hemos recopilado y procesado. En el paso inmediatamente anterior, habrás desechado muchas cosas y te habrás ocupado de otras muchas cuya compleción llevaba menos de dos minutos. Todo lo que te ha quedado tras ello son cosas pendientes de las que tendrás que ocuparte posteriormente y que debes organizar de una manera lógica. Justo de eso es de lo que te hablaré en este post.

Organizar las categorías básicas

Cuando acabes de organizar, tendrás las siguientes categorías a las que hacer seguimiento:

  1. Proyectos.
  2. Material de apoyo para dichos proyectos.
  3. Agenda o calendario (acciones e información con fecha concreta).
  4. Acciones siguientes y contextos.
  5. En espera.
  6. Material de consulta.
  7. Algún día/tal vez.

Vamos a ver cada una de ellas con detalle.

Proyectos

Ya sabes que un proyecto es cualquier objetivo que requiera de más de una acción para llevarse a cabo. Crea una lista con tus proyectos y apunta las acciones que se necesitan para completarlos. La próxima acción que debas hacer de cada uno de ellos pasará a la lista de Acciones siguientes.

Material de apoyo para los proyectos

Aquí es donde almacenarás cualquier tipo de información de utilidad relacionada con alguno de los proyectos que tienes en marcha. Enlaces a webs con información de interés, documentación… si es información que puedes necesitar o que puede ayudarte con tu proyecto, almacénala aquí. Si es información más general, debe ir al material de consulta que te explicaré más adelante.

Agenda o calendario

Habrá ciertas acciones que no puedas realizar en cualquier momento, sino que tendrás que llevar a cabo en una fecha determinada. Reuniones, citas, o incluso información que sólo será de utilidad un día específico. Estas acciones (o recursos) debes apuntarlas en tu agenda o calendario. Yo para esto uso Google Calendar.

Acciones siguientes y contextos

En esta lista es donde pondrás las acciones que tienes disponibles para realizar en cuanto puedas. Es el lugar en el que trabajarás cada día y por tanto es la lista más importante y la que mejor debes organizar. Para ello se usan los contextos en GTD. Los contextos son una manera de filtrar las acciones según el contexto en el que deben realizarse. Como te he dicho más arriba, son acciones que debes realizar en cuanto puedas, y para poder realizarlas necesitarás ciertas condiciones. Esas condiciones son los contextos. Con algunos ejemplos lo verás mucho más claro:

Ordenador

Habrá ciertas tareas que tendrás que realizar con el ordenador, por lo que no es necesario tenerlas presentes mientras no estés delante de la pantalla pero sí que parece buena idea centrarse en todas las tareas de este tipo en el momento en que sí lo estés. Usando este contexto, puedes filtrar esas tareas y concentrarte en su realización.

Calle

¿Cuántas veces has llegado a casa y te has dado cuenta de que tenías que haber parado en el supermercado para comprar leche? Calle, recados… llámalo como quieras, pero si tienes que hacer varias cosas fuera, tener un contexto para ellas y así verlas todas juntas en el momento apropiado hará que no te dejes nada atrás.

[Nombre de persona]

Si tienes que tratar uno o varios temas con una persona concreta, usa un contexto con su nombre para no olvidar nada en el momento en que estés con esa persona.

Creo que con estos ejemplos ves claramente la utilidad de usar los contextos para todas tus tareas. Yo uso montones de ellos en Asana, la aplicación que uso para gestionar tareas y proyectos.

En espera

En esta lista estarán las acciones que has delegado a otra persona o que están en espera de respuesta. Periódicamente, durante la revisión semanal, podrás decidir si es necesario enviar un recordatorio a la persona que está ocupándose de la tarea.

Material de consulta

Aquí va el material de referencia que puedes necesitar más adelante para que te sirva de ayuda. A diferencia del material de apoyo de los proyectos, que era específico para ellos, aquí almacenarás referencias más generales. Vídeos, enlaces a webs, documentación… cualquier cosa que puede ser necesaria en cualquier momento y para cualquier proyecto. Para esto puedes usar Evernote (este es el que yo uso), Microsoft One Note o Google Keep.

Algún día/tal vez

En esta lista es donde almacenarás todas las ideas o cosas que te gustaría hacer pero que en este momento no harás, bien porque no les puedas dedicar tiempo o bien porque no sea el momento apropiado. Puedes anotar aquí viajes que quieras realizar, reformas para tu casa que te gustaría hacer en el futuro, ideas de proyecto que puedes querer realizar más adelante… Cuando realices la revisión semanal, decidirás si ha llegado el momento de realizar alguna acción con lo que hay en esta lista.

Conclusión

Como ves, esta fase es de vital importancia. Recopilar absolutamente todo y procesarlo bien es fundamental, pero si lo que consigues con ello es una amalgama inabarcable de tareas que no sabes cómo manejar, todo habrá sido para nada. Por eso dedicar tiempo a organizar es una inversión que te ahorrará muchas horas cuando te pongas a trabajar.

Cuéntame tus impresiones en los comentarios y, si tienes alguna duda, pregúntamela y estaré encantado de ayudarte 🙂

Deja un comentario

A %d blogueros les gusta esto: