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Gmail para mí es, sin duda, el mejor gestor de correo electrónico de cuantos he probado. Su rapidez y su sencillez es lo que te atrae al principio para después, cuando conoces en profundidad las herramientas que proporciona, caer en el más absoluto amor por él. Una de esas características que apenas conoce nadie a pesar de lo útil que resulta es las respuestas predefinidas. En este post te voy a hablar de ellas y de cómo usarlas para ahorrar tiempo.
¿Qué son las respuestas predefinidas de Gmail?
Las respuestas predefinidas de Gmail son correos que puedes crear y guardar para posteriormente y únicamente con dos clics puedas insertarlos y así tener preparadas las respuestas más frecuentes que envíes en tu día a día. Seguro que si te paras a pensar, descubrirás que unos cuantos de los correos que escribes al día son iguales y que si los redactas previamente y los almacenas, no tendrás que volver a escribirlos cada vez. Justo eso es lo que vas a hacer.
Algunas ideas de respuestas predefinidas
¿Para qué puedes usar las respuestas predefinidas de Gmail? Aquí te propongo algunas ideas que pueden ahorrarte algo de tiempo:
- Respuesta de recepción de curriculum vitae. Si recibes con frecuencia currículums de candidatos, puedes crear una respuesta para contestar en pocos segundos.
- Información de producto. Puedes crear varios correos con información detallada de cada uno de tus productos para enviarlo al instante a cualquier persona que la solicite.
- Información general. Igualmente puedes crear un correo con información general de todos tus productos para quien no tenga claro aún qué producto concreto necesita.
- Condiciones generales de venta. Si envías con frecuencia un documento con las condiciones generales de venta de tu empresa, puede ser buena idea tenerlo como respuesta predefinida.
- Encuesta de satisfacción. Si quieres hacer un seguimiento de la satisfacción de tus clientes, puedes redactar previamente el correo con las preguntas y tenerlo listo para mandarlo al finalizar el trabajo.
- Información sobre envíos. Si realizas envíos, puedes tener preparado un correo con la información de tus políticas de envío.
Como ves, hay muchas posibilidades. Esto son sólo algunos ejemplos, seguro que puedes aplicarlo en muchas más situaciones. ¿Por qué no me cuentas tus ideas en los comentarios?
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Activar las respuestas predefinidas
Esta característica no está activa por defecto en las cuentas de Gmail, es una opción que hay que activar en Labs para poder disfrutar de ella. Para hacerlo tendrás que seguir estos pasos:
- Accede a la configuración de Gmail haciendo clic en el engranaje que hay arriba a la derecha y luego en Configuración.
- Selecciona la pestaña Labs.
- Busca la opción Respuestas predefinidas (plantillas) y selecciona Habilitar.
- Baja hasta el final de la página y haz clic en Guardar cambios.
Una vez hecho esto, te saldrá la opción pulsando en el botón Más opciones que está abajo a la derecha en la ventana de correo nuevo:
Crear respuestas predefinidas en Gmail
Ahora que lo tienes activado, el siguiente paso será crear las respuestas que posteriormente podrás insertar en tus correos. Como has visto antes, hay multitud de posibilidades, tú pones el límite. Puedes crear tantas como quieras. Te enseño cómo hacerlo en sólo tres pasos:
- Lo primero que tienes que hacer es crear el correo que quieres guardar. Para ello haz clic en el botón Redactar o usa el atajo de teclado para crear un nuevo correo.
- Redacta todo lo que quieras que aparezca en el mensaje. Puedes darle el formato que quieras y lo conservará cada vez que lo insertes posteriormente.
- Haz clic en Más opciones > Respuestas predefinidas > Nueva respuesta predefinida bajo la opción Guardar.
Con esto habrás guardado el mensaje que tenías redactado como una respuesta predefinida. Tendrás que realizar estos mismos pasos para cada correo que quieras almacenar. Una vez guardados, puedes comenzar a utilizarlos. Una pega que tienen las respuestas predefinidas es que no guardan los adjuntos, por lo que si quieres que tu mensaje lleve algún documento adjunto, tendrás que hacerlo a mano posteriormente cada vez que insertes la respuesta.
Insertar una respuesta predefinida en Gmail
Tras haber guardado una o más respuestas predefinidas, podrás insertarlas desde el mismo lugar en el que las has creado. El único cambio es que aparecerán dos nuevas secciones llamadas Insertar y Eliminar bajo las cuales estarán todas las respuestas disponibles. Para insertar una, lo único que tienes que hacer es seleccionarla bajo la opción Insertar.
¡Ojo! Tienes que seleccionar la respuesta bajo la sección Insertar, si seleccionas la que esté bajo la sección Guardar sobreescribirás la respuesta que tienes guardada por lo que tengas en ese momento en la ventana de redacción del correo.
Eliminar una respuesta predefinida en Gmail
Como has podido ver en la imagen anterior, para eliminar una respuesta predefinida debes seguir prácticamente los mismos pasos que para crearla o insertarla. La diferencia es que elegirás la respuesta que quieres eliminar bajo la sección Eliminar. Esa respuesta se eliminará de tus respuestas predefinidas. Ten cuidado porque no puedes deshacer esa acción.
Espero que te haya resultado útil este post y que las respuestas predefinidas te ahorren mucho tiempo y mucho tecleo en tu día a día. Si es así, me encantará que me lo cuentes en los comentarios. Gracias por leerme 🙂
Muy buen post. Las respuestas predefinidas son una gran ayuda.
Solo tengo una duda. Me conecto a gmail desde el PC de mi trabajo y no hay problema con las respuestas predefinidas.
Sin embargo, cuando me conecto a gmail desde el portátil que tengo en casa no aparece la opción de respuestas predefinidas.
¿Porqué ocurre esto? ¿Cómo lo puedo solucionar?
¡Buenas, Javier, y gracias por leerme! 🙂
La verdad es que no tengo ni idea de qué puede pasar ahí. Deberían salirte las respuestas predefinidas en todos sitios siempre que estés entrando desde la web, desde la app no se pueden usar las respuestas predefinidas.
¡Un saludo!
Hola! Buen post. Pero estoy buscando respuesta a un problema que me pasó ya dos veces y no encuentro solución.
Creo las respuestas predefinidas pero un día x ya no están. Tienes idea qué puede pasar? La primera vez que me pasó me frustré mucho, las volví a hacer, quedaron guardadas correctamente. Las usé por uno o dos meses y hoy, nuevamente desaparecieron.
Aguardo tu respuesta, quizás sepas cómo ayudarme. Gracias!
¡Hola, Hassan! Pues no me ha pasado nunca, la verdad. Tengo respuestas creadas desde hace mucho tiempo y nunca me han desaparecido. Contacta con soporte de Gmail, probablemente puedan ayudarte accediendo a tu cuenta.
Hola buen post. Es una función muy útil. Hace bastantes años que utilizamos el sistema de las respuestas predefinidas, pero tenemos un problema. Tenemos diseñadas unas 12 respuestas de este tipo, el problema es que cada una de ellas está en al menos 5 idiomas. Además, durante los 3 últimos meses del año, conviven las respuestas del año en curso con las respuestas del año siguiente, por lo que el volumen es muy alto. En esta situación nos surgen dos problemas:
1º No todas las respuestas son visibles, creo que son 50 el máximo que puedes ver cuando quieres insertarlas y el resto se mantienen pero no puedes verlas. ¿Hay alguna forma de verlas todas?
2º No hay forma de ordenarlas o al menos no la conocemos. Cada vez que modificas una pasa a la primera posición y se separa de su grupo temático, o idioma o … criterio que se haya utilizado para organizarlas.
¿Conoces alguna manera de poder ordenarlas sin que ese orden se modifique al hacer una corrección?
Gracias por su ayuda
¡Hola, Carmen! Gracias por tu comentario. Personalmente, no creo que la opción de respuestas predefinidas esté pensada para manejar ese volumen. Creo que es algo orientado más a 10-15 respuestas máximo, si no, como bien dices, se hace muy difícil de manejar.
Se me ocurre que quizás os sea más cómodo, dado el número de respuestas que tenéis, usar una libreta de Evernote con notas dentro. Cada nota contiene una respuesta y sólo tendríais que copiar y pegar. Hay que meter por medio un tercero pero sería la opción que yo probaría, a ver cómo funcionaba.
Si lo hacéis, recuerda pasar a contarme qué tal os va 🙂
¡Un saludo!