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La potencia que tiene Gmail no deja lugar a dudas. Entre sus múltiples ventajas está la gran capacidad que ofrece su cuenta gratuita, con 15 Gb. o lo fácil que resulta encontrar un correo entre miles gracias a su potente buscador (por algo es de Google, ¿no? 😉 ). Pero hay una característica que es mi favorita, sobre todo ahora que los enlaces rápidos han dejado de existir. Estoy hablando de los filtros de Gmail. Con ellos podrás crear reglas en Gmail que organicen tus correos, carpetas con mails seleccionados en base a características concretas, derivar mensajes directamente a ellas sin pasar por Recibidos y gracias a todo esto, tu productividad se verá beneficiada, ya que encontrarás lo que buscas mucho más rápido. Vamos a verlos 🙂
¿Qué son los filtros de Gmail?
Como ya te he dicho antes, los filtros son una manera rápida de organizar tu bandeja de entrada. Son unas reglas de correo que, en base a los criterios que tú decidas, actuarán sobre tus mensajes recibidos haciendo que todo ocupe el lugar que tú estimes oportuno. Dicho de otro modo, si quieres que los correos de tu familia vayan directos a una carpeta específica, puedes hacer un filtro que mueva todos los mensajes provenientes de las direcciones de tus familiares a dicha carpeta. Si quieres que las newsletters a las que estás suscrito no pasen por Recibidos para que no se mezclen con el resto de correos y atenderlas cuando tengas un hueco (este filtro es mi favorito 😍) puedes hacerlo exactamente del mismo modo. Que quieres ver los correos de los últimos dos días o la última semana, no problem. A la hora de filtrar correos gmail es una auténtica maravilla.
Creo que con estos ejemplos ya tengo tu atención, así que vamos a configurar los filtros y ver algunos ejemplos que puedes usar para que pruebes en tu propio correo todo esto de lo que te hablo.
¿Dónde están los filtros de Gmail?
Para acceder a los filtros gmail tienes que entrar en la configuración de tu cuenta de Gmail. Para hacerlo, haz clic en el engranaje que hay en la parte derecha y luego en Configuración.
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Entre las opciones que tienes arriba, verás una que es Filtros y direcciones bloqueadas. Ahí es donde estarán todos los filtros que crees para que posteriormente puedas editarlos o borrarlos.
Cómo crear filtros en Gmail o crear reglas en Gmail
Vamos a entrar en materia creando tu primer filtro o regla de correo. En el proceso, te mostraré con detalle las opciones que tienes en los cuadros de configuración. Comprobarás que crear filtros de Gmail es rápido y sencillo. ¡Comenzamos!
Filtro basado en dirección de correo
Voy a comenzar con un filtro básico pero que es el que más uso. Se trata de actuar sobre un correo según quién lo remite o a quién va dirigido. De este modo puedes organizar los correos que proceden de tu familia, de tu jefe, de newsletter… y separarlos de la bandeja de entrada propiamente dicha. Veamos cómo puedes crear estos filtros.
El primer paso es ir al campo de búsqueda y hacer clic en la flechita negra que hay junto a la lupa, con ello mostrarás las opciones de búsqueda, que es donde seleccionarás sobre qué correos quieres actuar.
En las opciones de búsqueda puedes filtrar usando multitud de criterios. Te los explico uno a uno:
- Buscar: Te permite especificar si la búsqueda se realizará en todos los correos o en un lugar concreto (Recibidos, Spam, Papelera o alguna etiqueta que tengas creada).
- De: El correo proviene de una o varias direcciones específicas.
- Para: El correo se ha mandado a una o varias direcciones específicas.
- Asunto: El asunto contiene las palabras especificadas.
- Contiene las palabras: El correo contiene las palabras especificadas.
- No contiene: El correo no contiene las palabras especificadas.
- Contiene archivos adjuntos: Marca esta opción si quieres que los resultados solo muestren correos que tengan archivos adjuntos.
- No incluir chats: Excluye de la búsqueda los chats.
- Tamaño: Filtra por el tamaño del correo.
- Rango de fechas: Mostrará los correos que estén en el rango de fechas especificado respecto a la fecha seleccionada. Por ejemplo, si seleccionas 1 día y en el campo fecha especificas el 1 de enero te mostrará los correos del 31 de diciembre, 1 de enero y 2 de enero, es decir, 1 día de rango desde la fecha que configures.
En este caso usarás únicamente el campo De. Escribe en él la dirección que quieres filtrar. Digamos que quieres etiquetar todos los mensajes que te llegan de tu jefe y tenerlos aparte para acceder rápidamente a ellos y ver de un golpe de vista cuándo tienes mensajes suyos sin leer.
Seguidamente, pulsa en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda y pasarás al segundo cuadro de configuración, en el que especificarás qué hacer con los correos que cumplan los criterios que has especificado anteriormente.
En este cuadro tienes varias acciones que podrás realizar. Vamos a verlas una a una.
- Omitir Recibidos (Archivarlo): Esta opción hace que el correo se archive directamente sin que te aparezca en la bandeja de entrada.
- Marcar como leído: Pues eso 🙂
- Destacar: Destaca el mensaje y podrás verlo en la sección Destacados.
- Aplicar la etiqueta: En el desplegable te aparecerá un listado con todas las etiquetas que tengas creadas y la opción de crear una nueva al instante.
- Reenviar: Mandar el correo directamente a otra dirección.
- Eliminar: A la papelera directamente.
- No marcar nunca como spam: Nunca marca el correo como correo no deseado.
- Enviar respuesta predefinida: Puedes mandar una respuesta automática de las que tengas configuradas.
- Marcar siempre como importante: El correo se marca como importante.
- No marcar nunca como importante: No se marcará como importante ningún correo de esta selección.
- Clasificar como: Aplica al correo una de las categorías de Gmail: (Personal, Social, Promociones, Notificaciones o Foros).
- Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplan los criterios: Si se encuentran resultados, el filtro se aplicará a todos los correos que ya tengas, si no marcas esta opción, sólo se aplicará a los que te lleguen a partir de la creación del filtro.
En este caso, como lo que quieres es apartar los correos que te manda tu jefe del resto, usarás las siguientes opciones:
- Marca Omitir Recibidos (Archivarlo).
- Marca Aplicar la etiqueta:
- Elige o crea la etiqueta «Correos del jefe».
- Marca No marcar nunca como spam.
- Marca Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplan los criterios.
- Pulsa el botón Crear filtro.
A partir de este momento, tendrás todos los correos que provengan de la dirección de tu jefe en la etiqueta Correos del jefe. Podrás acceder a ellos rápidamente y ver al instante si tienes correos nuevos (el nombre de la etiqueta aparecerá en negrita y con un número entre paréntesis que indica los correos sin leer). Como ves, crear reglas en Gmail es fácil y permite organizar los correos de manera automática.
BONUS: Cómo filtrar correos en Gmail según el dominio. Si quieres, puedes filtrar todos los correos de uno o varios dominios usando el asterisco como comodín. Por ejemplo, si quieres filtrar todos los correos que provengan del dominio @trabajo.com, la búsqueda que tendrías que poner en el campo «De» sería *@trabajo.com.
Otros filtros que puedes crear
Como ves, combinando todas las opciones que te da el cuadro de búsqueda puedes crear una gran cantidad de reglas en gmail para acceder rápidamente a cualquier grupo de mensajes. Experimenta con dichas opciones para conseguir los filtros que necesites. Te pongo algunos ejemplos de reglas de correo que tengo yo en uso:
- Mensajes del departamento de presupuestos. Para acceder rápidamente a todos los presupuestos recibidos.
- Mensajes dirigidos al departamento de presupuestos. Para comprobar si tengo un presupuesto solicitado que aún no he recibido.
- Mensajes del departamento de producción. Si necesitan algo de mí, no quiero que se me pase.
- Mensajes dirigidos al departamento de producción. A un golpe de vista compruebo la fecha en la que pasé cada pedido.
- Pedidos a proveedor (un filtro por proveedor habitual). En cada etiqueta tengo los correos de confirmación de pedido de cada proveedor.
- Newsletter o boletines. Estos no pasan por recibidos, van directos a la etiqueta y los consulto cuando tengo un hueco.
Tengo unas cuantas reglas más en mi Gmail, pero creo que con estos ejemplos te haces una idea de cómo crear un filtro en gmail y de lo útil que puede resultar. Usando gmail filtros y tu imaginación, conseguirás dominar tu bandeja de entrada. Si tienes cualquier duda o quieres contarme qué filtros tienes tú, no dudes en dejarme un comentario.
Gracias por leerme 🙂
¡Qué descubrimiento esto de los filtros de Gmail! A veces gestionar el correo se hace pesado con tantos emails mezclados. Con los filtros me será mucho más fácil organizarlo. ¡Gracias! 🙂
Seguro que sí, Elena. El esfuerzo inicial de crearlos merece la pena posteriormente 🙂
¡Gracias por comentar!
Hola,
Necesito realizar un filtro a todo un dominio de correo, ejemplo: @yahoo.es, es decir no solo realizar el filtro a determinadas direcciones de correo. Es posible actualmente realizar este tipo de filtros?
¡Hola, Félix!
Sí es posible. Simplemente escribe en el campo «De» el dominio solamente en lugar de una dirección concreta, en tu ejemplo sería @yahoo.es. Haciéndolo así te filtrará todos los correos que provengan de cualquier dirección de dicho dominio. Por favor, cuéntame si te funciona.
Un saludo y gracias por leerme 🙂
Hola una consulta, cree unos filtros pero no me funcionan. Sabes por qué puede ocurrir esto?
¡Hola! Sin ver cómo está hecho es muy difícil saber por qué no funciona, pero seguro que debe haber algún error, revisa bien la configuración del filtro y si sigue sin funcionar, dame más información, a ver si puedo ayudarte 🙂
PUEDO COLOCAR VARIOS MAILS DE DIFERENTE DOMINIO PARA CREAR UN FILTRO?
GRACIAS!
¡Hola! Sí, puedes usar el operador de búsqueda || (or) para poner más de una dirección en un solo filtro 🙂
Hola , muy interesante tu post, me puedes dar un ejemplo de como colocar varias direcciones del mismo dominio.
Actualmente solo me funciona un correo filtrado, pero desearía filtrar varios correos en una sola etiqueta
¡Hola, Carlos! Puedes usar los operadores de búsqueda. Por ejemplo, si quieres filtrar los correos enviados a direccion1@ejemplo.com o a dirección2@ejemplo.com puedes usar la siguiente búsqueda: to:direccion1@ejemplo.com || direccion2@ejemplo.com. Igualmente si quieres los correos procedentes de esas dos direcciones puedes filtrarlos cambiando to: por from: Aquí puedes ver todos los operadores de búsqueda de Gmail: https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=es
Buen día! es posible crear un filtro en el que se envíe una respuesta predefinida a todos los mails que lleguen (incluso desconocidos) EXCEPTO los provenientes de algunas direcciones de correo?
¡Hola, Natalia! Puedes usar la siguiente búsqueda:
from:*@*.* NOT direccion1@ejemplo.com NOT direccion2@ejemplo.com
después de NOT escribe cada dirección que quieras excluir de la respuesta automática. Luego haz clic en crear filtro y usar enviar plantilla (tendrás que haberla creado previamente).
Por favor, cuéntame si te funciona 🙂
Muy interesante, es posible discriminar en un filtro que el correo sólo ha sido enviado a mi dirección (y no a un grupo)?, cómo habría que configurar el filtro en ese caso?.. saludos y gracias por el aporte.
¡Hola, Gabriel! Puedes excluir direcciones con el operador NOT. En tu caso sería algo así:
to:tucorreo@dominio.com NOT direccion@excluida.com
Por favor, dime si te funciona 🙂
Nacho,lo había pensado, pero la idea es excluir todas las demás posibles direcciones… o sea, identificar correos que sólo fueron enviados a mi.
Con el «NOT», podría hacer una larga lista de los correos más probables,lo que solucionaria gran parte de los casos,pero no todos.
Saludos,
Hola de nuevo, Gabriel. Hasta donde yo sé, no se puede hacer. Se puede filtrar por direcciones en copia o copia oculta, pero no filtrar por copia o copia oculta vacía.
Esto de los flitros en Gmail me parece una muy buena herramienta y muchas gracias por explicarlo tan bien, aunque hay algo que no me sale del todo bien: He creado un filtro que se llama Trabajo/nominas y aunque esa etiqueta (o nombre o filtro) me aparece en todos los correos que recibo con mis nóminas, no consigo que me aparezcan todos juntos al picar alguna pestaña. Solo los veo cuando pico en recibidos o importantes.
¿Cómo hago para que me aparezcan solo esos correos?
Muchas gracias
Hola, Francisco: Supongo que esos correos en los que te mandan tu nómina vendrán siempre de la misma dirección. En ese caso yo haría un filtro que fuera «from:direccion@dominio.com nómina» y así te filtraría los correos que provengan de la dirección de la cual te mandan la nómina y que además contengan la palabra «nómina». Si quieres ir un paso más allá, puedes añadir «has:attachment» para que sólo muestre correos que lleven algún adjunto. Así separas posibles correos en los que se mencione algún asunto relativo a la nómina pero que no lleve la propia nómina en él. Espero que esto te sirva y gracias por comentar 🙂
Buen día amigo una consulta se puede crear un filtro por el Nombre de la Persona, te lo pregunto porque nos esta llegando cientos de correos de una misma persona pero con diferentes dominios y direcciones de correos. Se nos hace complicado poner un filtro por direcciones de correos porque son muchas y son correos con el contenido sospechoso y bueno queremos eliminar de una vez todos esos correos y evitar que los usuarios caigan en alguna estafa o robo de información. Agradeceria mucho que me puedas decir si se puede o no
Hola, Alexander: Sí que se puede, sólo tienes que poner en el campo «De» el nombre y el apellido y te presentará los correos que tengan ese nombre como remitente. Si buscas directamente desde el campo de búsqueda, usa el siguiente formato: from:(Nombre Apellido) y el resultado será el mismo. Espero que te sirva 🙂
Gracias por la info. Pero a mí me gustaría hacer un filtro que lleve a Drive los adjuntos en mail de una procedencia concreta .¿se puede hacer?
¡Hola, Futre! Eso que comentas no se puede hacer, lo siento.
Hola, gracias po tus consejos.
Intento crear filtro para los correos que me lleguen dirigidos a mi, Para: mi, NO los que estoy en copia, y que me los etiquete y detaque.
No lo he conseguido, me etiqueta y destaca también los que estoy en copia.
Sé que la flecha de importantes se marcan con doble flecha lo que van dirigidos a mi.. pero no puedo filtrarlos… ¿me puedes ayudar?
Hola, Ángeles. Los correos en los que vas en copia son, al fin y al cabo, correos que van dirigidos a ti, por lo que siempre te aparecerán en ese filtro. No hay forma de hacer un filtro como el que quieres hacer.
Hola Nacho:
Muy interesante tu post. Muchas gracias. Yo tengo un problema con un filtro, he aplicado «Saltar recibidos» (Archivarlo), y le he aplicado una etiqueta que he creado para que se guarden ahí, pero me siguen apareciendo en la bandeja de entrada los correos de las direcciones de mail que he indicado en el filtro. No se qué puedo estar haciendo mal.
Gracias de antemano y ánimo con el confinamiento.
Un saludo
Buenas, Lorena.Eso es fácil de solucionar. Cuando crees el filtro tienes que marcar la casilla que dice «Aplicar el filtro también a las conversaciones que cumplan los criterios» para que aplique ese filtro a correos que ya has recibido anteriormente. Si no sólo lo hará para los que recibas desde el momento en que habilitas el filtro.
Hola.
se puede crear un filtro para que todos los correos recibidos de los contactos con una etiqueta especifica se etiqueten.
Es decir, quiero filtrar los correos )en etiquetas, con la etiqueta que le puse a los contactos.
gRACIAS
Hola, Fernando. Si lo que quieres hacer es que cuando llegue un correo Gmail compruebe si ese remitente está entre los correos que hay en determinada etiqueta y, en caso de ser así, aplique esa misma etiqueta a ese correo, no se puede hacer. Las etiquetas en Gmail las tienen los mensajes, no los remitentes. Para eso tendrías que hacer un filtro poniendo en él las direcciones de esos contactos y aplicando la etiqueta a los mensajes que provengan de esos remitentes.
Hola, muchas gracias por el tiempo que te tomas en contestar estas preguntas.
Hace tiempo que uso los filtros de gmail, eswpecialmente para filtrar los correos del trabajo los cuales reboto a mi cuenta de gmail. Allí me filtra (por dominio) casi todos a una carpeta que creé, sin embargo algunos todavía me siguen apareciendo en recibidos, allí me apaarecen con la etiqueta que creé además de tener la etiqueta de «recibidos».
Sospecho que todavía cumplen con un criterio que también los hace llegar a recibidos.
Se te ocurre como solucionar esto?
Mil gracias
F
Hola, Fercho. Al crear el filtro puedes marcar una casilla que pone «omitir recibidos», entrando así el correo directamente a la etiqueta sin permanecer en la bandeja de entrada.