Filtros de Gmail

La potencia que tiene Gmail no deja lugar a dudas. Entre sus múltiples ventajas está la gran capacidad que ofrece su cuenta gratuita, con 15 Gb. o lo fácil que resulta encontrar un correo entre miles gracias a su potente buscador (por algo es de Google, ¿no? 😉 ). Pero hay una característica que es mi favorita, sobre todo ahora que los enlaces rápidos han dejado de existir. Estoy hablando de los filtros de Gmail. Con ellos podrás crear reglas de correo, carpetas con mails seleccionados en base a características concretas, derivar mensajes directamente a ellas sin pasar por Recibidos y gracias a todo esto, tu productividad se verá beneficiada, ya que encontrarás lo que buscas mucho más rápido. Vamos a verlos 🙂

¿Qué son los filtros de Gmail?

Como ya te he dicho antes, los filtros son una manera rápida de organizar tu bandeja de entrada. Son unas reglas de correo que, en base a los criterios que tú decidas, actuarán sobre tus mensajes recibidos haciendo que todo ocupe el lugar que tú estimes oportuno. Dicho de otro modo, si quieres que los correos de tu familia vayan directos a una carpeta específica, puedes hacer un filtro que mueva todos los mensajes provenientes de las direcciones de tus familiares a dicha carpeta. Si quieres que las newsletters a las que estás suscrito no pasen por Recibidos para que no se mezclen con el resto de correos y atenderlas cuando tengas un hueco (este filtro es mi favorito 😍) puedes hacerlo exactamente del mismo modo. Que quieres ver los correos de los últimos dos días o la última semana, no problem.

Creo que con estos ejemplos ya tengo tu atención, así que vamos a configurar los filtros y ver algunos ejemplos que puedes usar para que pruebes en tu propio correo todo esto de lo que te hablo.

¿Donde están los filtros de Gmail?

Para acceder a los filtros tienes que entrar en la configuración de tu cuenta de Gmail. Para hacerlo, haz clic en el engranaje que hay en la parte derecha y luego en Configuración.

Entre las opciones que tienes arriba, verás una que es Filtros y direcciones bloqueadas. Ahí es donde estarán todos los filtros que crees para que posteriormente puedas editarlos o borrarlos.

Filtros en Gmail

Crear filtros en Gmail

Vamos a entrar en materia creando tu primer filtro. En el proceso, te mostraré con detalle las opciones que tienes en los cuadros de configuración. Comprobarás que crear filtros de Gmail es rápido y sencillo. ¡Comenzamos!

Filtro basado en dirección de correo

Voy a comenzar con un filtro básico pero que es el que más uso. Se trata de actuar sobre un correo según quién lo remite o a quién va dirigido. De este modo puedes organizar los correos que proceden de tu familia, de tu jefe, de newsletter… y separarlos de la bandeja de entrada propiamente dicha. Veamos cómo puedes crear estos filtros.

El primer paso es ir al campo de búsqueda y hacer clic en la flechita negra que hay junto a la lupa, con ello mostrarás las opciones de búsqueda, que es donde seleccionarás sobre qué correos quieres actuar.

Opciones de búsqueda Gmail
Pulsa sobre la flechita negra…
Opciones de búsqueda Gmail
…y desplegarás las opciones de búsqueda de Gmail

En las opciones de búsqueda puedes filtrar usando multitud de criterios. Te los explico uno a uno:

  1. Buscar: Te permite especificar si la búsqueda se realizará en todos los correos o en un lugar concreto (Recibidos, Spam, Papelera o alguna etiqueta que tengas creada).
  2. De: El correo proviene de una o varias direcciones específicas.
  3. Para: El correo se ha mandado a una o varias direcciones específicas.
  4. Asunto: El asunto contiene las palabras especificadas.
  5. Contiene las palabras: El correo contiene las palabras especificadas.
  6. No contiene:  El correo no contiene las palabras especificadas.
  7. Contiene archivos adjuntos: Marca esta opción si quieres que los resultados solo muestren correos que tengan archivos adjuntos.
  8. No incluir chats: Excluye de la búsqueda los chats.
  9. Tamaño: Filtra por el tamaño del correo.
  10. Rango de fechas: Mostrará los correos que estén en el rango de fechas especificado respecto a la fecha seleccionada. Por ejemplo, si seleccionas 1 día y en el campo fecha especificas el 1 de enero te mostrará los correos del 31 de diciembre, 1 de enero y 2 de enero, es decir, 1 día de rango desde la fecha que configures.

En este caso usarás únicamente el campo De. Escribe en él la dirección que quieres filtrar. Digamos que quieres etiquetar todos los mensajes que te llegan de tu jefe y tenerlos aparte para acceder rápidamente a ellos y ver de un golpe de vista cuándo tienes mensajes suyos sin leer.

opciones-busqueda-Gmail-direccion

Seguidamente, pulsa en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda y pasarás al segundo cuadro de configuración, en el que especificarás qué hacer con los correos que cumplan los criterios que has especificado anteriormente.

Pantalla 2 filtro Gmail

En este cuadro tienes varias acciones que podrás realizar. Vamos a verlas una a una.

  1. Omitir Recibidos (Archivarlo): Esta opción hace que el correo se archive directamente sin que te aparezca en la bandeja de entrada.
  2. Marcar como leído: Pues eso 🙂
  3. Destacar: Destaca el mensaje y podrás verlo en la sección Destacados.
  4. Aplicar la etiqueta: En el desplegable te aparecerá un listado con todas las etiquetas que tengas creadas y la opción de crear una nueva al instante.
  5. Reenviar: Mandar el correo directamente a otra dirección.
  6. Eliminar: A la papelera directamente.
  7. No marcar nunca como spam: Nunca marca el correo como correo no deseado.
  8. Enviar respuesta predefinida: Puedes mandar una respuesta automática de las que tengas configuradas.
  9. Marcar siempre como importante: El correo se marca como importante.
  10. No marcar nunca como importante: No se marcará como importante ningún correo de esta selección.
  11. Clasificar como: Aplica al correo una de las categorías de Gmail: (Personal, Social, Promociones, Notificaciones o Foros).
  12. Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplan los criterios: Si se encuentran resultados, el filtro se aplicará a todos los correos que ya tengas, si no marcas esta opción, sólo se aplicará a los que te lleguen a partir de la creación del filtro.

En este caso, como lo que quieres es apartar los correos que te manda tu jefe del resto, usarás las siguientes opciones:

  1. Marca Omitir Recibidos (Archivarlo).
  2. Marca Aplicar la etiqueta:
  3. Elige o crea la etiqueta “Correos del jefe”.
  4. Marca No marcar nunca como spam.
  5. Marca Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplan los criterios.
  6. Pulsa el botón Crear filtro.

A partir de este momento, tendrás todos los correos que provengan de la dirección de tu jefe en la etiqueta Correos del jefe. Podrás acceder a ellos rápidamente y ver al instante si tienes correos nuevos (el nombre de la etiqueta aparecerá en negrita y con un número entre paréntesis que indica los correos sin leer).

BONUS: Si quieres, puedes filtrar todos los correos de uno o varios dominios usando el asterisco como comodín. Por ejemplo, si quieres filtrar todos los correos que provengan del dominio @trabajo.com, la búsqueda que tendrías que poner en el campo De sería *@trabajo.com.

Otros filtros que puedes crear

Como ves, combinando todas las opciones que te da el cuadro de búsqueda puedes crear una gran cantidad de filtros para acceder rápidamente a cualquier grupo de mensajes. Experimenta con dichas opciones para conseguir los filtros que necesites. Te pongo algunos ejemplos que tengo yo en uso:

  • Mensajes del departamento de presupuestos. Para acceder rápidamente a todos los presupuestos recibidos.
  • Mensajes dirigidos al departamento de presupuestos. Para comprobar si tengo un presupuesto solicitado que aún no he recibido.
  • Mensajes del departamento de producción. Si necesitan algo de mí, no quiero que se me pase.
  • Mensajes dirigidos al departamento de producción. A un golpe de vista compruebo la fecha en la que pasé cada pedido.
  • Pedidos a proveedor (un filtro por proveedor habitual). En cada etiqueta tengo los correos de confirmación de pedido de cada proveedor.
  • Newsletter o boletines. Estos no pasan por recibidos, van directos a la etiqueta y los consulto cuando tengo un hueco.

Tengo unos cuantos más, pero creo que con estos ejemplos te haces una idea de lo útil que puede resultar tener bien configurados los filtros de Gmail. Si tienes cualquier duda o quieres contarme qué filtros tienes tú, no dudes en dejarme un comentario.

Gracias por leerme 🙂

2 comentarios en “Filtros de Gmail

  1. ¡Qué descubrimiento esto de los filtros de Gmail! A veces gestionar el correo se hace pesado con tantos emails mezclados. Con los filtros me será mucho más fácil organizarlo. ¡Gracias! 🙂

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