En tu día a día, en tu trabajo, cuando estás en la oficina o en la calle, estás expuesto a mil interrupciones por parte de compañeros, clientes, amigos, familiares… que te solicitan hacer algo por ellos, ¿te suena? En la mayoría de los casos, lo que te traen puede esperar o realmente no precisa de tu atención. Ante esos casos es fundamental que aprendas a decir NO, posponiendo o directamente rechazando la acción, proyecto o trabajo que te requieran.
Productividad
Según la RAE, productividad es igual a cualidad de productivo y productiva es una persona que tiene virtud de producir y es útil y provechoso. Según estas definiciones, podemos concluir que la productividad es la capacidad de producir obteniendo resultados útiles y provechosos para tus objetivos.
En ocasiones relacionamos productividad con estar todo el día apagando fuegos y trabajando con la lengua fuera. Cuanto más trabajo, más productivo soy. No tiene por qué ser así. En realidad eres una persona productiva cuando cada acción realizada te acerca a tu meta. Una persona puede ser el doble de productiva que otra trabajando la mitad siempre que tenga claro cuáles son sus objetivos, sus metas, qué es lo realmente importante y qué hacer para llevarlo a cabo.
Con esta serie de artículos trato de ayudarte a conseguir todo esto enseñándote herramientas, trucos y técnicas para organizarte mejor y controlar tu flujo de trabajo, como por ejemplo la guía de productividad gtd. Siguiendo estos métodos, avanzarás en tu día a día con la sensación de que eres tú el que marca el rumbo de tu trabajo, en lugar de ser arrastrado por las circunstancias y las urgencias de otros y gracias a ello, estarás más cerca de conseguir tu propósito.
Respuestas predefinidas de Gmail
Gmail para mí es, sin duda, el mejor gestor de correo electrónico de cuantos he probado. Su rapidez y su sencillez es lo que te atrae al principio para después, cuando conoces en profundidad las herramientas que proporciona, caer en el más absoluto amor por él. Una de esas características que apenas conoce nadie a pesar de lo útil que resulta es las respuestas predefinidas. En este post te voy a hablar de ellas y de cómo usarlas para ahorrar tiempo.
Hacer: donde se materializa el trabajo
El objetivo de recopilar, procesar, organizar y revisar es decidir correctamente y de una manera fácil qué has de hacer en cada momento. Para ello, según GTD, existen tres modelos para elegir acciones. Tres marcos de prioridades que te ayudarán a tener claros tus objetivos y a tomar las decisiones apropiadas en cada momento según el lugar al que te quieres dirigir. Vamos a ver cada uno de ellos.
Revisar: la pieza clave del sistema
Revisar tu sistema es la pieza clave del mismo. Citando a David Allen, mediante la revisión “debes estar seguro de que estás haciendo lo que tienes que hacer y de que está bien que no estés haciendo lo que no estás haciendo”. En el momento en que tu sistema no esté actualizado, tu cerebro dejará de confiar en él y volverás al estrés de tener las cosas en el aire.
Organizar: Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio
Turno para la tercera fase de GTD: organizar todo lo que previamente hemos recopilado y procesado. En el paso inmediatamente anterior, habrás desechado muchas cosas y te habrás ocupado de otras muchas cuya compleción llevaba menos de dos minutos. Todo lo que te ha quedado tras ello son cosas pendientes de las que tendrás que ocuparte posteriormente y que debes organizar de una manera lógica. Justo de eso es de lo que te hablaré en este post.
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Filtros de Gmail
La potencia que tiene Gmail no deja lugar a dudas. Entre sus múltiples ventajas está la gran capacidad que ofrece su cuenta gratuita, con 15 Gb. o lo fácil que resulta encontrar un correo entre miles gracias a su potente buscador (por algo es de Google, ¿no? 😉 ). Pero hay una característica que es mi favorita, sobre todo ahora que los enlaces rápidos han dejado de existir. Estoy hablando de los filtros de Gmail.
Procesar: qué hacer con cada cosa
Ya tienes todo recopilado. Es el turno de la segunda fase de GTD: procesar. O lo que es lo mismo, decidir qué harás con cada cosa. Para ello ten a mano tus cestos de recopilación o bandejas de entrada y prepárate para organizar ese caos.
Recopilar: introducir todo en el cesto
La primera fase para controlar tu flujo de trabajo con GTD es la recopilación. En ella vas a recopilar todo lo que tengas pendiente en tu cesto o bandeja de entrada para posteriormente procesarlo. Es importante comenzar bien, por lo que debes esforzarte especialmente en esta fase para no dejarte nada fuera. Cualquier cosa que tengas pendiente, échala al cesto. Más adelante decidirás qué hacer con ella. ¡Comenzamos! 🙂
5 Pasos para controlar tu flujo de trabajo
Generalmente, cuando abordas tu trabajo pasas por 5 fases mediante las cuales lo administras. Son las siguientes: recopilación, procesamiento, organización, evaluación y realización (hacer). La calidad de la administración de tu flujo de trabajo será tan buena como el más débil de los 5 eslabones de esta cadena, por lo que debes mantenerlos integrados y dedicarle a cada uno de ellos la atención y esfuerzo que merece.
10 Trucos para dejar de procrastinar
Procrastinar, del latín procrastināre. 1. Diferir, aplazar. Así define la RAE esta palabra que tanto escuchas en los últimos tiempos. En principio, diferir o aplazar alguna acción no tiene por qué ser algo negativo. Dependiendo de los motivos que te lleven a hacerlo incluso es posible que no te quede otra opción. El problema viene cuando se convierte en un hábito y aplazas tareas que deberías realizar sólo porque no te apetece hacerlas, sustituyéndolas por otras más agradables o que requieren menos esfuerzo. En este artículo te voy a dar 10 trucos para dejar de procrastinar (si es que lo haces 😉) y consigas realizar todas tus tareas a su debido tiempo.