5 Pasos para controlar tu flujo de trabajo

Generalmente, cuando abordas tu trabajo pasas por 5 fases mediante las cuales lo administras. Son las siguientes: recopilación, procesamiento, organización, evaluación y realización (hacer). La calidad de la administración de tu flujo de trabajo será tan buena como el más débil de los 5 eslabones de esta cadena, por lo que debes mantenerlos integrados y dedicarle a cada uno de ellos la atención y esfuerzo que merece.

Recopilación

Para liberar a la mente del estrés de tener que estar pendiente de las cosas que te quedan por hacer, tienes que estar seguro de que has volcado todo a un sistema fiable que posteriormente visitarás para procesarlo y revisarlo. Y escucha, todo significa TODO. Cualquier cosa sobre la que hayas dicho “tengo que…”, “voy a…”, “a ver si…” y expresiones de ese tipo es un frente abierto que debes recopilar y almacenar en contenedores apropiados para su posterior procesamiento, momento en el cual decidirás qué hacer con ella. Lo mismo pasa con tu correo electrónico, WhatsApp y cualquier otro medio por el que recibas información a la que debas prestar atención. Todos esos frentes debes administrarlos e introducir en el sistema cualquier asunto que requiera tu atención. No hacerlo no implica que ese asunto desaparezca, sino que se mantendrá en tu cabeza restándote capacidad de concentración, de ahí que la idea es que todo pase a tu bandeja de entrada.

Herramientas de recopilación

Para recopilar puedes usar herramientas de todo tipo: bandejas físicas donde dejar anotaciones, una libreta, una grabadora, tu correo electrónico… Yo uso como centro de todo mi sistema una aplicación de gestión de proyectos llamada Asana. En ella es donde introduzco cualquier cosa que tenga que hacer y al tener aplicación en el móvil, es muy fácil capturar cualquier idea en cualquier parte. Aparte, tengo una bandeja física en mi trabajo y otra en casa en las que dejo cualquier elemento físico sobre el que tenga que actuar para procesarlo posteriormente e introducirlo en el sistema. Por supuesto, otros elementos de entrada son mi correo electrónico y el teléfono. Recibo muchos e-mails al día y desde mi bandeja de entrada introduzco en el sistema cualquier correo que contenga algo que requiera mi atención. Lo mismo con las llamadas, anoto en Asana cualquier acción o dato que deba recordar.

Factores para recopilar con éxito

  1. Sácalo todo de tu cabeza: Cada frente abierto que tengas debe estar en tu sistema, no en tu cabeza. No cumplir este punto implicará que no controlarás del todo tu trabajo. No tendrás la capacidad de concentración que obtendrás al liberar tu mente de la ansiedad de estar pendiente de no olvidar tus incompletos.
  2. Minimiza el número de bandejas de entrada: Como te he dicho antes, yo centralizo todo en Asana, pero además tengo dos bandejas físicas. Debes utilizar el número de “cestos de recopilación” que consideres necesario pero intentando mantenerlo siempre al mínimo.
  3. Vacía los cestos periódicamente: Es fundamental para que tu sistema funcione que vacíes y proceses todo lo que anteriormente has depositado en tus cestos de recopilación. Dejarlo ahí sin procesarlo hará que al final sea un cajón desastre y el sistema perderá su eficacia.

➡️ Post completo sobre la fase de recopilación.

Procesamiento

Una vez que tienes todo recopilado, llega la hora de procesarlo. En este momento es cuando decidirás qué hacer con cada cosa que has depositado (o han depositado) en tus cestos de recopilación. Para ello, lo primero que debes hacer es formularte la siguiente pregunta: ¿Requiere acción? Esta pregunta sólo tiene dos respuestas posibles: sí o no.

Si no requiere acción

Caben tres posibilidades:

  1. Es material innecesario, no vale para nada por lo que directamente puedes desecharlo.
  2. No requiere acción ahora mismo pero sí la requerirá más adelante. En este caso lo almacenarás en el sistema en un archivo de seguimiento que revisarás con frecuencia.
  3. No requiere acción ni la requerirá posteriormente pero es información útil que puedes necesitar como material de consulta. En este caso lo almacenarás en un sistema de archivo de referencia. Para esto yo utilizo Evernote.

Si requiere acción

Sobre cada elemento que requiera acción debes determinar dos cosas:

  1. A qué proyecto o resultado te has comprometido. Si el elemento es sobre un proyecto, debes introducir éste en una lista de proyectos que te recuerde que tienes ese frente abierto.
  2. Determinar la acción siguiente. La acción siguiente es la próxima acción física que debes realizar para acercarte a la compleción del proyecto o a la consecución de un objetivo. Acerca de la acción siguiente que determines tienes tres opciones posibles:
    1. Hacerla: si completar una acción te va a llevar menos de dos minutos, hazla en ese mismo momento. Te quitarás una cosa de la cabeza y tendrás un elemento menos en tu sistema.
    2. Delegarla: si completar la acción lleva más de dos minutos, pregúntate si eres tú la persona que tiene que realizar dicha acción. Si la respuesta es no, delégala a la persona apropiada.
    3. Posponerla: si completar la acción llevará más de dos minutos y eres tú la persona que tiene que realizarla, tendrás que posponerla e introducirla en tu lista de acciones siguientes.

Organización

Una vez procesado todo, es el momento de organizarlo. Organizar toda la información que acabas de procesar es lo que hará que tu sistema sea claro y confiable en lugar de una inmensa lista de cosas pendientes con un aspecto inabarcable.

Elementos que no requieren acción

Desechar

Los elementos que no requieren acción y que además no son necesarios porque no la requerirán posteriormente ni valen como material de consulta, ya deben estar en la papelera de cuando has procesado tus cestos. Si te queda algo de este tipo, deséchalo ahora. No quieres en tu sistema nada que te distraiga de lo que realmente quieres hacer.

Incubar

El material que no requiere acción inmediata pero que sí lo hará posteriormente debes almacenarlo en una lista que revisarás más adelante para poder valorar en ese momento si ha llegado la hora de realizar alguna acción. Puedes hacerlo de dos modos:

  1. Algún día/tal vez: Esta es una lista de acciones aparcadas para realizar posteriormente que revisas semanalmente, por lo que con esa frecuencia de tiempo evalúas si ha llegado el momento de pasar a la acción.
  2. Archivo de seguimiento: Con este archivo, pospones algo hasta la fecha que tú decidas. Puedes introducir una anotación en tu calendario o escribir un recordatorio en tu agenda. Usa esto para elementos que no quieras volver a evaluar hasta que llegue una fecha determinada.

Material de consulta

Este material es información útil que puede sernos de ayuda más adelante. No requiere acción, pero no querrás deshacerte de él, por lo que debes almacenarlo en un sistema de archivo al que puedas acceder posteriormente y encontrarlo de manera fácil. Este detalle es muy importante, organizar bien la información para que puedas acceder a ella en el momento que la necesites te ahorrará mucho tiempo y quebraderos de cabeza.

Elementos que sí requieren acción

Proyectos

Según el creador de GTD, un proyecto es «cualquier resultado deseado que requiere una acción de más de un paso […] Si con un paso no se completa algo, hay que dejar alguna marca que nos recuerde que aún queda algo por hacer». Por tanto, debes de tener una lista en la que incluyas cualquier cosa que cumpla con esta definición. Esta lista la evaluarás junto con el resto del sistema y sacarás las acciones siguientes pertinentes para poder llegar a un estado en el que considerar un proyecto como hecho o terminado.

Acciones siguientes

Tus acciones siguientes se pueden dividir en dos categorías: las acciones que tendrás que realizar un día determinado y las acciones que tienes que realizar lo antes posible. Las primeras irán a parar a tu calendario o agenda, las segundas, a una lista de acciones siguientes.

  1. Calendario: Yo uso Google calendar para anotar este tipo de acciones. Puedes introducir 3 tipos de acciones. Las que debes llevar a cabo a una hora concreta, como reuniones o citas. También acciones que deben realizarse en un día específico pero no importa la hora a la que se realicen. Y por último información concreta que puedes necesitar un día determinado, como una dirección para un envío o el inicio del plazo para solicitar una subvención. Todo lo demás, debe ir a parar a tu lista de acciones siguientes.
  2. Lista de acciones siguientes: En esta lista introduce las acciones que no debes realizar en un día concreto. Son acciones que tienes que hacer lo antes posible. Ordénalas por categorías como llamadas, recados, ordenador, casa… para poder filtrar en cada momento qué puedes hacer según el momento y lugar en el que te encuentres y así elegir mejor cuál será tu acción siguiente.

Evaluación

No se trata sólo de que tengas todo organizado, también de que mantengas todo organizado. Para ello debes revisar tu sistema. Revisa varias veces al día tu agenda o calendario y tu lista de acciones siguientes. En la agenda figura todo lo que has de hacer ese día. Una vez listo, pasa a tus acciones siguientes. Tus listas de proyectos y tareas a la espera deberás revisarlas cuando lo creas oportuno o dispongas de tiempo para ello.

La revisión semanal

La clave para el funcionamiento del sistema es la revisión semanal.

Todo lo que potencialmente pueda requerir una acción debe revisarse con la suficiente frecuencia como para evitar que la mente tenga que hacer el trabajo de recordarlo.

Cada semana recopila y procesa todas las cosas e introdúcelas en tu sistema. Revisa todo: tus listas de proyectos, acciones siguientes, tareas a la espera, la lista Algún día/tal vez… Actualiza cualquier cosa que creas pertinente y elimina lo que consideres innecesario. Esto mantendrá limpio y organizado tu sistema y es básico que lo hagas todas las semanas. Bloquea una hora en tu calendario para realizar esta revisión. Yo te recomiendo hacerlo el viernes por la tarde. Evalúa tu semana y actúa en base a ello.

Realización (hacer)

El objetivo de recopilar, procesar, organizar y evaluar es decidir correctamente y de una manera fácil qué has de hacer en cada momento. Para ello, según GTD, existen tres modelos para elegir acciones:

El modelo de cuatro criterios

Es el modelo más concreto y sirve para elegir la acción que harás en el momento. Usando este modelo, para elegir tus acciones te basarás en los siguientes cuatro criterios:

  1. Situación.
  2. Tiempo disponible.
  3. Energías disponibles.
  4. Prioridad.

Puedes leer con más detalle sobre esto en mi post Cómo elegir tu acción siguiente.

El modelo triple para evaluar el trabajo diario

En un nivel más genérico del trabajo diario, puedes realizar tres tipos de actividades:

  1. Realizar un trabajo definido previamente: Es decir, consultar tu lista de acciones siguientes y elegir la que estimes conveniente usando el modelo anterior.
  2. Realizar un trabajo que surge al momento: Puede requerir de tu ayuda una compañera o surgir una reunión imprevista con un cliente que visita tu oficina. Atendiendo estos imprevistos, estás decidiendo que son más importantes que cualquier otra cosa que tienes pendiente de realizar. En caso contrario, deberás decir no y seguir con tus acciones siguientes.
  3. Definir el trabajo: Esto sería procesar tu correo, tu bandeja de entrada, ordenar notas sobre reuniones. En este momento puede que realices alguna acción con la que te encuentres y que te lleve menos de dos minutos, sería otro modo de realizar un trabajo que surge al momento.

El modelo de seis niveles para revisar tu trabajo

Este sería el modelo más genérico. Con él fijas tus prioridades y eso hará que tengas más claros tus objetivos y, por tanto, que determines mejor tus acciones. Se organiza en seis niveles y usaremos una analogía aeronáutica para reflejar la perspectiva de cada uno. A más altitud, la visión de todo será más general.

Pista de aterrizaje: acciones actuales

Son las acciones pendientes que tienes ahora mismo. Todo lo que debes realizar y que figura en tu lisa de acciones siguientes.

3.000 metros: proyectos actuales

Son tus proyectos activos en este momento. Objetivos a corto plazo: Preparar la cena de aniversario, reparar la báscula del baño, renovar el ordenador de la oficina…

6.000 metros: áreas de responsabilidad

En este nivel están las áreas en las que te quieres desarrollar y obtener resultados. Son las competencias directas que tienes en tu trabajo y las áreas de atención personales como la salud, tu familia, tu economía…

9.000 metros: objetivos anuales o bianuales

Tener claros los objetivos que quieres conseguir en uno o dos años vista, determinará cómo elegirás tus acciones y definirás tu trabajo.

12.000 metros: perspectiva de tres a cinco años

Plantéate dónde quieres estar en un plazo de tres a cinco años. Esto lógicamente afectará al modo en que decides todo lo pertinente a los niveles inferiores.

15.000 metros o más: vida

Es la visión general de ti mismo. Por qué haces lo que haces y cuál es tu objetivo vital. Es el marco de referencia en el que englobas todos los niveles que hay por debajo.

Conclusión

Estos son los 5 pasos para organizar el flujo de trabajo que se siguen en GTD, el método que creó David Allen en su libro Organízate con eficacia. Espero que te haya resultado útil este post y espero tus observaciones en los comentarios. ¡Gracias por leerme! 🙂

2 comentarios en “5 Pasos para controlar tu flujo de trabajo

  1. ¡Gran post! Una visión general muy bien explicada. Seguro que siguiendo estos pasos se hace mucho más fácil procesar los flujos de trabajo. ¡Voy a tomar nota! Gracias 🙂

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