10 Trucos para dejar de procrastinar

Procrastinar, del latín procrastināre. 1. Diferir, aplazar. Así define la RAE esta palabra que tanto escuchas en los últimos tiempos. En principio, diferir o aplazar alguna acción no tiene por qué ser algo negativo. Dependiendo de los motivos que te lleven a hacerlo incluso es posible que no te quede otra opción. El problema viene cuando se convierte en un hábito y aplazas tareas que deberías realizar sólo porque no te apetece hacerlas, sustituyéndolas por otras más agradables o que requieren menos esfuerzo. En este artículo te voy a dar 10 trucos para dejar de procrastinar (si es que lo haces 😉) y  consigas realizar todas tus tareas a su debido tiempo. 

Fíjate un objetivo

Fíjate un objetivo claro para tu día. Revisa tu lista de tareas y extrae de ellas un resultado que quieras haber conseguido cuando acabe tu jornada. Saber adónde quieres llegar te hará trabajar más concentrado y esforzarte más para obtener la satisfacción del objetivo conseguido. Saber que la consecuencia de procrastinar será dejar el objetivo sin completar será un aliciente potente para que rindas al máximo. Procura que tus objetivos sean SMART para que puedas comprobar sin ambigüedades si los has conseguido o no.

Divide tus tareas lo máximo posible

Desmenuza tus proyectos en tareas lo más pequeñas posibles. Es mucho más sencillo comenzar y terminar una tarea pequeña que una grande. Habrá tareas que tengan una dimensión determinada y no se puedan dividir más. Posiblemente éstas requieran de más de una sesión de trabajo. Pero siempre que te sea posible, divide las tareas en otras más pequeñas que puedas comenzar y terminar en un plazo de una hora o menos. Notarás que de este modo completas más fácilmente lo que quizás antes hubieras aplazado.

Establece un tiempo para dedicar a cada tarea

Asigna un tiempo a cada tarea. Analiza tu lista y trata de completar cada tarea en el tiempo que has designado para ella. Puedes usar una herramienta de registro de tiempo como toggl (es la que yo uso) que tiene versión gratuita y te permite controlar cuánto tardas en realizar cada trabajo. Con el uso, irás afinando y te será más fácil estimar lo que tardarás en hacer cada cosa. Recuerda que es muy importante este paso, ya que de lo contrario puedes caer en la dinámica de la Ley de Parkinson, que dice que cada tarea puede expandirse hasta ocupar todo el tiempo disponible. Acotar bien tus tareas y asignarle un tiempo ajustado al realmente necesario para completarlas evitará esto y te hará más eficaz y productivo.

Establece tiempo para tus tareas

Anula las distracciones/Interrupciones

Silencia el móvil y enciérrate en tu despacho. Muchas veces esto no es posible, pero si tienes la posibilidad, hazlo. Aunque sea durante un rato, desactiva las notificaciones y silencia el móvil. Ponlo con la pantalla hacia abajo para que no te distraiga si se enciende al recibir algún mensaje. Si trabajas con compañeros, pídeles que no te interrumpan durante media hora y luego haz una reunión rápida para ver si necesitan algo de ti. Si te gusta trabajar con música, elige alguna música tranquila y preferiblemente sin letra. Te dejo una lista de Spotify que yo uso cuando necesito concentración y que viene genial para no distraerse.

Detecta las tareas clave del día y sepáralas del resto

Estoy seguro de que en tu día a día tienes tareas de todo tipo. También estoy seguro de que unas son más importantes que otras y debes atenderlas primero. Bien porque tienen una fecha de vencimiento próxima o bien porque estratégicamente te acercan más a tu objetivo. Sea por el motivo que sea, identifica esas tareas y aíslalas del resto. Escoge 3 o 4 tareas que serán las primeras que realizarás en tu jornada y sitúalas en una lista aparte. Esto evitará que saltes por tu lista buscando otra cosa que te apetezca más hacer. Una vez termines tus tareas clave, analiza el resto de tu lista y si detectas tareas que destacan sobre el resto por su importancia, vuelve a hacer lo mismo. Sepáralas y trabaja sobre una lista que conste exclusivamente de ellas. Usando este truco evitarás procrastinar por tener exceso de tareas a la vista.

Utiliza la regla de los dos minutos de GTD

Cuando analices o revises tu lista de tareas, ten en mente la regla de los dos minutos de GTD. Esta regla dice que si mientras procesas tus tareas, te encuentras con una que se puede realizar en dos minutos o menos, hazla directamente. Te costará menos esfuerzo hacerla en el momento que aplazarla, meterla en tu flujo de trabajo y estar pendiente de completarla posteriormente antes de que te estalle en las manos. El momento ideal para esto es mientras procesas tu correo electrónico o cualquier otra bandeja de entrada. En ese mismo instante, si te topas con alguna tarea de este tipo, quítatela de encima y sigue procesando. Ya tienes una cosa menos de la que estar pendiente 🙂

Utiliza la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es una metodología de productividad que consta de 25 minutos de trabajo intenso y 5 minutos de descanso. Tras cuatro ciclos así, se introduce un descanso más largo de 15 minutos y se vuelve a comenzar. Sirve para que durante los 25 minutos de cada pomodoro rindas al máximo y luego obtengas una pequeña recompensa en forma de descanso durante la cual puedes comer algo, estirar las piernas, charlar con algún compañero… Tras el descanso, ¡a seguir a tope!

↗ Te dejo aquí un post con varias aplicaciones que puedes usar para aplicar la técnica Pomodoro en tu día a día.

Visualiza el resultado de procrastinar

Visualiza lo que pasará si aplazas esa tarea. Si es una tarea importante que realmente deberías completar y la pospones, te verás a ti mismo dentro de unos días agobiado y trabajando con la lengua fuera por haberla aplazado anteriormente. En la mayoría de las ocasiones, el hecho de que tomes conciencia de que procrastinar te va a crear un problema mayor que la satisfacción de hacer otra cosa, será suficiente para que te pongas las pilas y ataques a esa acción.

Visualiza el resultado de no procrastinar

Al contrario que con el truco anterior, visualiza lo que pasará si no pospones tus tareas. Cuando hayas realizado todas tus obligaciones, estarás mucho más relajado y podrás realizar otro tipo de actividades sin tener en la cabeza que tal cosa se ha quedado pendiente y que tienes que realizarla porque cumple el plazo. Tener la mente despejada es fundamental para disfrutar de tus aficiones completamente y para ello lo mejor es la tranquilidad del trabajo hecho.

Disfrutar tu tiempo libre con amigos

 Arranca y seguirás por inercia

Comenzar a realizar una tarea que no nos apetece es lo más complicado, pero una vez que empieces te costará mucho menos continuar. Es como comenzar a pedalear, las primeras pedaladas cuestan pero una vez que coges inercia, es mucho más fácil seguir avanzando. De este modo, seguramente consigas terminar la tarea o avanzarla significativamente. La psicóloga rusa Bluma Zeigarnik descubrió que cuando dejamos una tarea a medias, se crea una ansiedad que nos lleva a estar pendientes de esa tarea y querer terminarla. Se conoce como el efecto Zeigarnik y ha dado lugar a muchos recursos como por ejemplo el famoso “Continuará…” de las series de televisión.

Avanzar en bicicleta

Conclusión

Estos son los trucos que yo uso para evitar procrastinar en mi día a día. No obstante, de vez en cuando caigo en el error, pero bueno, somos humanos, ¿no? 😉 Lo importante es tomar conciencia de ello y aplicar las técnicas o estrategias que te cuento para reducir esas ocasiones al mínimo. Si tú tienes algún truco que no aparezca aquí y quieres compartirlo en los comentarios, me encantará leerlo. ¡Gracias! 🙂

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